Qbil Software B.V.

Dit Verwerkingsaddendum (“DPA”) maakt deel uit van de overeenkomst tussen Qbil Software B.V. (“Qbil”, “wij”, “onze” of “ons”) en haar klanten (“Klant”) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van Qbil Software-oplossingen, met inbegrip van Qbil-Handel en Moo Software.

Qbil Software B.V. zet zich in om persoonsgegevens te beschermen en te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Rollen en verantwoordelijkheden

Voor de doeleinden van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

• De Klant treedt op als de Verwerkingsverantwoordelijke, die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Qbil Software B.V. treedt op als de Gegevensverwerker, het verwerken van persoonsgegevens uitsluitend namens de Klant en in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant.

Qbil verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren en ondersteunen van haar softwarediensten.

2. Aard en Doel van de Verwerking

Qbil kan persoonsgegevens verwerken om de volgende diensten te verlenen:

• ERP-softwareoplossingen voor grondstoffen- en ingrediëntenhandel
• systeemhosting en gegevensopslag
• software-onderhoud en -updates
• klantenservice en technische ondersteuning
• systeembeveiligingsmonitoring en incidentrespons

Verwerkingsactiviteiten kunnen omvatten:

• gegevens opslaan
• gegevens organiseren en structureren
• gegevens ophalen en verzenden
• het beveiligen en back-uppen van gegevens

3. Soorten persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van de software door de Klant, kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:

• contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• zakelijke contactgegevens
• systeemgebruikersreferenties
• door gebruikers ingevoerde transactie- en operationele gegevens
• communicatiedossiers met betrekking tot ondersteuningsverzoeken
• sessie-interactiegegevens vastgelegd via sessie-replay (klikten, scrollen, scherminput), waarbij gevoelige velden zijn gemaskeerd

Qbil doet nbewust bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerken tenzij uitdrukkelijk anders geïnstrueerd door de Klant.

4. Beveiligingsmaatregelen

Qbil Software B.V. implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te waarborgen.

Deze maatregelen omvatten waarborgen met betrekking tot:

• toegangsbeheer en authenticatie
• gegevensbescherming en systeembeveiliging
• monitoring en incidentrespons
• back-up en bedrijfscontinuïteit
• veilige softwareontwikkeling en -onderhoud

Qbil bekijkt en verbetert voortdurend zijn beveiligingsmaatregelen als onderdeel van zijn informatiebeveiligingsbeheerprocessen.

5. Subverwerkers

Qbil Software B.V. kan zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners (“Subverwerkers”) inschakelen ter ondersteuning van de levering en werking van haar diensten. Deze kunnen het volgende omvatten:

• cloud-infrastructuur
• systeemhosting
• communicatiediensten
• ondersteunings- en monitoringstools

Alle subverwerkers zijn contractueel verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te implementeren ter bescherming van persoonsgegevens en om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Een actuele lijst van geautoriseerde subverwerkers, inclusief hun doel, land van vestiging en, waar van toepassing, informatie met betrekking tot internationale gegevensoverdrachten, is beschikbaar op:

https://www.qbilsoftware.com/sub-processors/

Qbil Software B.V. behoudt zich het recht voor om haar subverwerkers van tijd tot tijd te updaten.

De hierboven genoemde lijst van subverwerkers zal altijd de actuele lijst van goedgekeurde subverwerkers weergeven.

6. Internationale Gegevensoverdrachten

Qbil verwerkt en slaat gegevens voornamelijk op binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Waar persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de EER, zorgt Qbil ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder, indien van toepassing:

• Door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (SCC's);
• Adequaatheidsbesluiten genomen door de Europese Commissie;
• Andere juridisch erkende overdrachtsmechanismen.

7. Gegevensbewaring en -verwijdering

Klantgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om de diensten te leveren.

Bij beëindiging van de dienstverleningsovereenkomst:

• klantgegevens worden geretourneerd of voor export beschikbaar gesteld waar van toepassing;
• gegevens worden vervolgens binnen een gedefinieerde bewaartermijn veilig verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen een langere opslag vereisen.

Processen voor veilige gegevensvernietiging worden gebruikt om onbevoegde toegang of herstel te voorkomen.

8. Rechten van de betrokkene

Qbil ondersteunt haar klanten bij het reageren op verzoeken van betrokkenen, waaronder:

• toegangsverzoeken
• correctieverzoeken
• verzoek tot verwijdering
• verzoeken om dataportabiliteit

Als de Verwerkingsverantwoordelijke, blijft de Klant verantwoordelijk voor het reageren op dergelijke verzoeken.

9. Melding van een datalek

In het geval van een inbreuk in the verband met persoonsgegevens met betrekking tot Klantgegevens, zal Qbil:

• stel een onmiddellijk onderzoek in naar het incident;
• neem gepaste maatregelen ter beperking;
• de Klant onverwijld op de hoogte brengen;
• relevante informatie verstrekken ter ondersteuning van de wettelijke meldingsplichten van de Klant.

10. Naleving en certificeringen

Qbil Software B.V. zet zich sterk in voor beveiliging, privacy en naleving van regelgeving.

Ons programma voor informatiebeveiliging en privacy omvat:

• ISO 27001 – Informatiebeveiligingsbeheer
• ISO 27701 – Beheer van privacy-informatie
• NIS2-cyberveiligheidsgereedheid

Deze kaders helpen ervoor te zorgen dat persoonsgegevens veilig en verantwoord worden verwerkt.

11. Contact

Voor vragen over dit Verwerkersovereenkomst of de gegevensbeschermingspraktijken van Qbil Software B.V., kunt u contact opnemen met:

Qbil Software B.V.
Landjuweel 16-4
3905 PG Veenendaal
Nederland

E-mail info@qbilsoftware.com
Website: https://www.qbilsoftware.com

Laatst bijgewerkt: september 2026 (v2.1 — verwerking van sessie-terugspeeldata toegevoegd)

Gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO) downloaden »